Prawo Handlowe, Prawo Pracy, M&A, Prawo cywilne

Mediacja Gospodarcza i Arbitraż, Postępowania sądowe, Zastępstwo procesowe, Windykacja

Restrukturyzacja, Upadłość, Odszkodowania, Wyroby medyczne

Doradztwo podatkowe, Ceny transferowe, Compliance Services, IP Box, R&D

Szkolenia - VAT, PIT i CIT oraz inne prawno-podatkowe

Tłumaczenia prawnicze i finansowo-gospodarcze

Prawo Budowlane, Nieruchomości, Postępowanie administracyjne oraz sądowo administracyjne

Ochrona Konkurencji, Dobra osobiste przedsiębiorcy, Ochrona Danych Osobowych

Outsourcing księgowy, Doradztwo Księgowe i Corporate Services, Outsourcing kadrowo-płacowy, Audyt

  • Start
  • Blog
  • Case studies
  • Zwolnienia z obowiązku stosowania kas rejestrujących – jakie wymogi musi spełnić każdy przedsiębiorca?

Zwolnienia z obowiązku stosowania kas rejestrujących – jakie wymogi musi spełnić każdy przedsiębiorca?

Większość podatników prowadzących sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C) ma obowiązek ewidencjonowania tej sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących. Istnieją jednak wyjątki od tej zasady. Niniejszy artykuł omawia praktyczne trudności związane ze stosowaniem wybranych zwolnień z obowiązku używania kas rejestrujących – w świetle Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. z 2024 r. poz. 1902, dalej: „Rozporządzenie MF”).

Podstawy prawne obowiązku ewidencjonowania

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (t.j. z dnia 21 maja 2025 r., Dz.U. z 2025 r. poz. 775), podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Obowiązek ten obejmuje zarówno dostawy towarów, jak i świadczenie usług.

Zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania

Na podstawie delegacji ustawowej Minister Finansów może – w drodze rozporządzenia – wprowadzić na czas określony zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących. Obowiązujące Rozporządzenie MF przewiduje zarówno zwolnienia podmiotowe (dla określonych grup podatników), jak i zwolnienia przedmiotowe (dla konkretnych czynności, jeśli spełnione są określone warunki).

Przykład zwolnienia podmiotowego – limit wartości sprzedaży nieprzekraczającej 20 000 zł

Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia MF, zwolnieniu z obowiązku ewidencjonowania podlegają podatnicy, których sprzedaż na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł.

Zwolnienie przedmiotowe – dostawy wysyłkowe (pkt 41 załącznika do Rozporządzenia MF)

Rozporządzenie dopuszcza możliwość zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży towarów, jeżeli spełnione są łącznie wszystkie z poniższych warunków:

  • dostawa następuje w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłką kurierską),
  • zapłata dokonywana jest w całości za pośrednictwem rachunku bankowego, poczty lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (SKOK),
  • z ewidencji zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej czynności dotyczyła transakcja i na czyją rzecz została dokonana (w tym muszą wynikać dane nabywcy i jego adres),
  • przedmiotem dostawy nie są towary wyłączone ze zwolnienia zgodnie z § 4 Rozporządzenia MF (np. paliwa, gaz, węgiel, elektronika, metale szlachetne, towary objęte akcyzą, części samochodowe).

Uwaga: Niespełnienie któregokolwiek z powyższych warunków – np. dostawa zrealizowana przez firmę transportową zamiast kuriera – wyklucza możliwość zastosowania zwolnienia.

Zwolnienie przedmiotowe – świadczenie usług (pkt 42 załącznika do Rozporządzenia MF)

Podobne zasady obowiązują w przypadku świadczenia usług na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych. Warunkiem skorzystania ze zwolnienia jest:

  • całkowita zapłata za usługę za pośrednictwem banku, poczty lub SKOK,
  • jednoznaczna identyfikacja płatności w dokumentacji,
  • usługa musi mieć wyłącznie charakter niematerialny – zwolnienie nie dotyczy dostaw towarów.

Przykład praktyczny – sprzedaż sadzonek

W analizowanym przypadku Spółka X sprzedaje sadzonki rolnikom ryczałtowym. Nabywca dokonał zapłaty przelewem bankowym, poprawnie opisując transakcję. Z wyciągu bankowego jasno wynika, kto był nabywcą i czego dotyczyła sprzedaż. Towar (sadzonki) nie znajduje się na liście wyłączonej z możliwości zwolnienia.

Spółka dostarczyła towar za pośrednictwem firmy spedycyjnej, a nie poczty lub kuriera. Choć warunki dotyczące formy zapłaty i dokumentacji zostały spełnione, transakcja nie miała charakteru wysyłkowego w rozumieniu Rozporządzenia MF. Co więcej, przedmiotem była dostawa towarów, a nie usługa.

Wniosek: Spółka nie może skorzystać ani ze zwolnienia na podstawie pkt 41 (brak wysyłki kurierskiej), ani pkt 42 (transakcja nie dotyczyła usługi).

Wnioski

  • przepisy przewidują możliwość zwolnienia z obowiązku stosowania kas rejestrujących dla określonych podatników i konkretnych czynności,
  • zwolnienia te muszą być interpretowane ściśle – niespełnienie choćby jednego warunku wyklucza możliwość ich zastosowania,
  • w analizowanym przykładzie, użycie transportu własnego zamiast wysyłki kurierskiej uniemożliwiło skorzystanie ze zwolnienia,
  • przedsiębiorcy muszą zadbać o pełną zgodność procesów sprzedaży z warunkami wskazanymi w Rozporządzeniu MF.

Podsumowanie

Zwolnienia z obowiązku stosowania kas rejestrujących wymagają od przedsiębiorców bardzo precyzyjnego podejścia do organizacji procesów sprzedażowych. Transakcja musi spełniać wszystkie warunki przewidziane w Rozporządzeniu MF, jeśli przedsiębiorca chce skorzystać z preferencji.

W przypadku sprzedaży na odległość kluczowe znaczenie ma rozróżnienie pomiędzy usługami kurierskimi a transportowymi – pozornie podobne formy dostawy mogą rodzić zupełnie odmienne skutki podatkowe. Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż wysyłkową powinni szczegółowo przeanalizować zasady współpracy z przewoźnikami i rozważyć alternatywne modele dostaw, by w pełni wykorzystać dostępne zwolnienia.

Warto pamiętać, że obowiązujące Rozporządzenie MF utraci moc z końcem grudnia 2027 r. W związku z tym należy spodziewać się jego aktualizacji. Przedsiębiorcy będą musieli ponownie przeanalizować swoje procesy sprzedażowe i dostosować je do ewentualnych zmian legislacyjnych.

Ważne zastrzeżenie dotyczące informacji

Uprzejmie informujemy, że niniejsza informacja nie stanowi usługi doradztwa podatkowego
i jest zgodna ze stanem prawnym na dzień jej przygotowania.