Rower w działalności gospodarczej – kiedy stanowi koszt podatkowy i kiedy przysługuje odliczenie VAT?

Wprowadzenie 

W dobie rosnących kosztów transportu i zatłoczonych aglomeracji coraz więcej przedsiębiorców rozważa zakup roweru jako środka transportu służącego prowadzeniu działalności gospodarczej. Pojawia się zatem pytanie, czy taki wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu oraz czy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT. Zmieniające się realia miejskiej mobilności, rozwój infrastruktury rowerowej oraz promowanie postaw ekologicznych sprawiają, że rower przestaje być jedynie środkiem rekreacji – staje się narzędziem pracy. 

Celem niniejszego opracowania jest analiza możliwości podatkowego ujęcia zakupu i eksploatacji roweru na gruncie przepisów o podatku dochodowym oraz VAT, w świetle obowiązującego orzecznictwa i praktyki interpretacyjnej organów podatkowych. 

Koszt uzyskania przychodu – przesłanki i regulacje 

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ( Dz. U. 2025 poz. 163 t. j. z dnia 2025.02.07, dalej jako "ustawa PIT"), kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła, o ile nie zostały wyłączone na mocy art. 23 ust. 1 ustawy PIT. 

Ustawodawca nie przewiduje zamkniętego katalogu kosztów. Oznacza to, że wydatek, taki jak zakup roweru, może zostać zakwalifikowany jako koszt podatkowy, jeśli spełnia ogólne kryteria celowości w związku z działalnością gospodarczą oraz został odpowiednio udokumentowany. 

Przesłanki formalne 

Aby rower mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest spełnienie łącznie następujących warunków: 

• wydatek został rzeczywiście poniesiony przez podatnika,
• ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą,  
• ma charakter definitywny (niepodlegający zwrotowi),
• służy osiągnięciu, zachowaniu lub zabezpieczeniu przychodu,
• nie został wyłączony z kosztów na podstawie art. 23 ustawy PIT,
• został właściwie udokumentowany (faktura VAT, ewidencja użycia, oświadczenie o celach służbowych). 

W praktyce oznacza to, że zakup roweru wykorzystywanego do dojazdów do klientów, urzędów, kontrahentów lub innych miejsc związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą jako koszt firmowy. 

Interpretacje indywidualne – stanowisko organów podatkowych 

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej [dalej jako „DKIS”], coraz częściej potwierdza, że rower może stanowić wydatek firmowy, pod warunkiem spełnienia przesłanek z art. 22 ust. 1 ustawy PIT. 

Przykład interpretacji 

W interpretacji indywidualnej z dnia 18 listopada 2021 r., sygn. 0112-KDWL.4011.173.2021.1.WS, organ podatkowy uznał, że: 

„(…) wydatki na nabycie środka transportu jakim jest rower oraz wydatki związane z jego późniejszą eksploatacją nie są ujęte w katalogu kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, to mogą być uwzględnione w kosztach podatkowych, o ile istnieje związek tych wydatków z możliwością uzyskania przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.” 

Podobne stanowisko wyrażono w interpretacji indywidualnej z dnia 8 listopada 2024 r., sygn. 0114-KDIP3-1.4011.669.2024.3.AC, w której wskazano, że:

"(...) Jednocześnie wydatki jakie zamierza Pan ponosić na inne towary i usługi związane z tymi środkami transportu, takie jak: (i) części zamienne i eksploatacyjne, (ii) serwis, przegląd, naprawy, (iii) światła przednie i tylne, (iv) zabezpieczenia przed kradzieżą w postaci zamka oraz alarmu, (v) ubezpieczenia przed kradzieżą, (vi) urządzenia GPS, (vii) usługi polegającej na prawidłowym przygotowaniu i dostosowaniu roweru do jazdy, (viii) przedłużenia kierownicy (jej element konstrukcyjny), (ix) pedały, (x) zestawy naprawcze, małe narzędzia i pompka do samodzielnej naprawy bieżących usterek podczas jazdy - będą mogły być zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT." 

Warunkiem uznania tych wydatków za koszty jest ich racjonalność oraz udokumentowanie używania roweru wyłącznie do celów firmowych. 

Odliczenie podatku VAT – warunki formalne 

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U.2025 poz. 775 t. j. z dnia 2025.06.16, dalej jako: "ustawa VAT"), prawo do odliczenia podatku VAT przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. 

Jeżeli rower służy wyłącznie działalności gospodarczej, to przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego przy jego zakupie. 

Stanowisko organów podatkowych 

W interpretacji indywidualnej z dnia 9 grudnia 2020 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012.465.2020.4.AA, DKIS wskazał: 

„(...) Sposób wykorzystania przez Wnioskodawczynię zakupionego roweru, tj. dojazdy do miejsca świadczenia pracy, powroty z pracy, poruszanie się rowerem w celu poszukiwania nowych klientów, dojazdy do nowych kontrahentów (…) świadczy o wykorzystywaniu go w ramach działalności gospodarczej.” 

Kluczowe znaczenie przypisano faktycznemu wykorzystywaniu w działalności gospodarczej oraz właściwemu udokumentowaniu użytkowania roweru – m.in. poprzez ewidencję.

Wnioski i nasze rekomendacje 

Aby rower mógł zostać prawidłowo ujęty w kosztach uzyskania przychodu oraz było możliwe odliczenie VAT, należy: 

1. Wykazać związek z działalnością gospodarczą .
2. Udokumentować zakup i użytkowanie – faktura VAT, ewidencja przejazdów, oświadczenie o przeznaczeniu.
3. Oddzielić cele firmowe od prywatnych – rekomendowane jest posiadanie osobnego roweru do celów rekreacyjnych.
4. Zaliczyć rower do środków trwałych, jeśli jego wartość przekracza 10.000 zł – i dokonać odpisów amortyzacyjnych.
5. Zachować należytą staranność w zakresie prowadzonej dokumentacji zwłaszcza w kontekście potencjalnej kontroli podatkowej. 

Podstawa prawna 

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2025 poz. 163 t. j. z dnia 2025.02.07),
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2025 poz. 775 t. j. z dnia 2025.06.16),
• Interpretacje indywidualne m.in. sygn. 0114-KDIP3-1.4011.669.2024.3.AC, 0112-KDWL.4011.173.2021.1.WS, 0114-KDIP4-2.4012.465.2020.4.AA 

Podsumowanie 

Zakup roweru może stanowić uzasadniony koszt uzyskania przychodu, a także umożliwiać odliczenie podatku VAT, o ile zostaną spełnione określone warunki ustawowe i formalne. Kluczowe znaczenie ma przede wszystkim wykazanie związku między wydatkiem a prowadzoną działalnością gospodarczą oraz odpowiednia dokumentacja potwierdzająca wykorzystanie roweru wyłącznie do celów firmowych. 

W interpretacjach indywidualnych DKIS nie wyklucza możliwości uwzględnienia roweru jako firmowego środka transportu – niezależnie od jego klasy (tradycyjny czy elektryczny). Konieczne jest jednak zachowanie należytej staranności przy opisie celu zakupu, sposobu użytkowania i ewidencjonowaniu eksploatacji roweru. 

W dobie rosnących kosztów transportu i zwiększonej dbałości o środowisko, rower staje się nie tylko rozwiązaniem praktycznym, ale również racjonalnym podatkowo. Dla przedsiębiorców poszukujących efektywnych kosztowo i ekologicznych środków transportu, rower – odpowiednio ujęty w ewidencji i uzasadniony w dokumentacji – może stanowić realną korzyść finansową w działalności gospodarczej.

Ważne zastrzeżenie dotyczące informacji

Uprzejmie informujemy, że niniejsza informacja nie stanowi usługi doradztwa podatkowego
i jest zgodna ze stanem prawnym na dzień jej przygotowania.