Od 2027 r. numer KSeF stanie się obowiązkowym elementem płatności za faktury

Od 1 stycznia 2027 r. przedsiębiorców czeka kolejna istotna zmiana związana z funkcjonowaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Po wdrożeniu obowiązkowego fakturowania w KSeF ustawodawca rozszerza bowiem zakres zastosowania numeru KSeF również na etap regulowania należności. W określonych przypadkach podatnicy będą zobowiązani do wskazywania w tytule przelewu numeru identyfikującego fakturę w KSeF albo identyfikatora zbiorczego. Nowe obowiązki mają usprawnić identyfikację płatności, zwiększyć automatyzację rozliczeń oraz umożliwić organom podatkowym skuteczniejsze analizowanie przepływów finansowych pomiędzy podatnikami VAT.

Obowiązek ten wynika z art. 108g ustawy o VAT, który będzie miał zastosowanie do płatności dokonywanych od 1 stycznia 2027 r. Przepis przewiduje, że nabywca będący czynnym podatnikiem VAT, dokonujący płatności za fakturę ustrukturyzowaną na rzecz innego czynnego podatnika VAT, będzie zobowiązany do podania numeru KSeF faktury lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez system KSeF. Obowiązek obejmie również podmioty trzecie dokonujące płatności za faktury wystawione na rzecz danego nabywcy.

Nowe regulacje dotyczą płatności realizowanych:

• za pośrednictwem polecenia przelewu,
• za pomocą polecenia zapłaty,
• przy użyciu innych instrumentów płatniczych umożliwiających wskazanie tytułu transferu środków pieniężnych.

W przypadku płatności za pojedynczą fakturę podatnik będzie zobowiązany podać numer KSeF przypisany do tej konkretnej faktury. Należy przy tym podkreślić, że nie chodzi o numer faktury nadawany przez sprzedawcę zgodnie z przyjętą numeracją dokumentów, lecz o unikalny numer identyfikacyjny generowany automatycznie przez KSeF po przyjęciu faktury do systemu. Numer ten stanowi odrębny identyfikator służący wyłącznie do identyfikacji dokumentu w Krajowym Systemie e-Faktur.

Ustawodawca przewidział również rozwiązanie dla płatności obejmujących większą liczbę faktur. W takich przypadkach podatnik nie będzie musiał wskazywać wszystkich numerów KSeF objętych płatnością. Zamiast tego możliwe będzie wykorzystanie identyfikatora zbiorczego generowanego przez KSeF. Identyfikator ten będzie powiązany z co najmniej dwiema fakturami ustrukturyzowanymi i pozwoli na zbiorcze regulowanie należności wobec tego samego dostawcy. Rozwiązanie to ma szczególne znaczenie dla przedsiębiorstw realizujących dużą liczbę płatności oraz stosujących automatyczne procesy płatnicze.

Istotne są również wyjątki od omawianego obowiązku. Numeru KSeF nie będzie trzeba podawać m.in. w sytuacji, gdy płatność dotyczy faktur wystawionych w okresie awarii KSeF lub niedostępności systemu, które nie zostały wprowadzone do KSeF zgodnie z zasadami przewidzianymi w przepisach. Wyłączenia te mają zapewnić ciągłość rozliczeń w sytuacjach nadzwyczajnych i zapobiegać blokowaniu płatności z przyczyn technicznych.

W praktyce nowe regulacje będą miały znaczenie przede wszystkim dla przedsiębiorców korzystających z rozbudowanych systemów finansowo-księgowych. W przypadku przedsiębiorstw przetwarzających setki lub tysiące dokumentów miesięcznie ręczne przypisywanie numerów KSeF może prowadzić do istotnego wzrostu ryzyka błędów oraz zwiększenia nakładów pracy administracyjnej.

Od 1 stycznia 2027 r. numer KSeF stanie się nie tylko identyfikatorem faktury w systemie, ale również jednym z podstawowych elementów wykorzystywanych przy rozliczaniu należności pomiędzy przedsiębiorcami.