27 styczeń 2026
Alerty
Szanowni Państwo,
Od 1 lutego 2026 r., rozpocznie się kolejny etap wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Choć powszechny obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie większość przedsiębiorców dopiero od 1 kwietnia 2026 r., to już od 1 lutego istotna część faktur wystawianych przez największych podatników będzie funkcjonować wyłącznie w tym systemie.
W naszej ocenie, to dobry moment, aby pozyskać niezbędne certyfikaty oraz dostępy do KSeF. Przedsiębiorcy, którzy zaniedbają te obowiązki mogą od 1 lutego mieć trudności z dostępem do faktur od części swoich kontrahentów — nawet jeżeli sami nie będą jeszcze zobowiązani do wystawiania faktur w tym systemie.
Kogo dotyczy zmiana od 1 lutego 2026 r.
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie w pierwszej kolejności największych podatników, tj. tych, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Szacuje się, że dotyczy to około 4 000–5 000 podmiotów. Wśród nich znajdują się zarówno duże koncerny energetyczne, telekomunikacyjne, paliwowe, firmy leasingowe czy sieci handlowe. Mniejsi podatnicy nieobjęci KSeF mogą spodziewać się zmiany zasad otrzymywania faktur od tego typu kontrahentów. Faktury od nich najprawdopodobniej będą dostępne w KSeF.
Potencjalne konsekwencje braku dostępu do KSeF
Brak dostępu do KSeF może skutkować:
- niemożliwością bieżącego otrzymywania faktur zakupowych,
- opóźnieniami w ujęciu kosztów w księgach rachunkowych lub podatkowych,
- opóźnieniami w odliczeniu podatku VAT naliczonego,
- utrudnieniami w realizacji płatności wobec kontrahentów.
W konsekwencji podmioty formalnie nieobjęte jeszcze obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF muszą spodziewać się otrzymania faktur kosztowych już od 1 lutego 2026 r.
Dotychczasowe uzgodnienia dotyczące formy przekazywania faktur
Do tej pory popularna była praktyka przekazywania faktur pomiędzy kontrahentami w postaci plików PDF przesyłanych e-mailem, papierowo lub poprzez systemy EDI.
Dla transakcji między polskimi podatnikami VAT faktura wystawiona w KSeF jest automatycznie przesyłana do kontrahenta w momencie nadania jej numeru przez system. Wraz z wejściem w życie obowiązkowego systemu KSeF, ten model przesyłania faktur będzie dominujący. Przekazywanie faktur elektronicznie lub w formie papierowej stanie się formą drugorzędną.
Nowe regulacje przewidują obowiązkowe wystawianie faktur poprzez KSeF. Niemniej przepisy przewidują wyjątki od tego obowiązku, między innymi, gdy:
- stroną transakcji jest konsument (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, sprzedaż B2C)
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.
W takich przypadkach, wystawienie faktury poprzez KSeF jest opcjonalne. Jeżeli podatnik zdecyduje się na wystawienie faktury w KSeF, to musi ustalić z kontrahentem sposób dostarczenia mu tej faktury poza KSeF.
W przypadku, gdy miejscem świadczenia usług jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego, faktura musi być wystawiona w KSeF, ale podatnik również musi ustalić z kontrahentem sposób dostarczenia tej faktury.
Okres przejściowy i brak sankcji
Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów oraz szefa Krajowej Administracji Skarbowej, rok 2026 ma mieć charakter okresu adaptacyjnego — przedsiębiorcy nie będą w tym czasie karani za błędy związane z wdrażaniem i stosowaniem KSeF. Kary administracyjne przewidziane w art. 106ni ustawy o VAT wejdą w życie dopiero 1 stycznia 2027 r.
Co istotne, w okresie przejściowym (1 lutego – 31 grudnia 2026 r.) przedsiębiorcy mogą ponosić odpowiedzialność karnoskarbową z Kodeksu karnego skarbowego za nieprawidłowe udokumentowanie transakcji lub utrudnianie kontroli podatkowej. Okres ochronny nie oznacza całkowitej bezkarności.
Odroczenie dla najmniejszych przedsiębiorców
Podatnicy, których łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł, mogą do końca 2026 r. wystawiać faktury poza systemem KSeF (np. papierowo lub w formie PDF). Po przekroczeniu tego limitu w danym miesiącu, obowiązek wystawiania faktur w KSeF powstaje natychmiast, począwszy od faktury przekraczającej ten próg. Od 1 stycznia 2027 r. wszystkie faktury, niezależnie od wartości, muszą być wystawiane w KSeF.
Podsumowanie
Choć obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla większości przedsiębiorców zacznie obowiązywać dopiero od 1 kwietnia 2026 r., to z początkiem lutego 2026 r. nawet mniejsze podmioty w praktyce będą musiały dostosować swoją praktykę biznesową do nowych wymogów. Faktury kosztowe od dużych podmiotów będą co do zasady dostępne wyłącznie w KSeF.
Warto zatem traktować 1 lutego 2026 jako datę graniczną dla przygotowania organizacji do nowego modelu fakturowania i obiegu dokumentów.
Ministerstwo Finansów poinformowało również, że między 26 a 31 stycznia 2026 r. planowana jest przerwa techniczna środowiska produkcyjnego KSeF 1.0, związana z finalnym wdrożeniem nowej wersji systemu – KSeF 2.0. Szczegóły techniczne i zakres ewentualnych ograniczeń będą publikowane w oficjalnych komunikatach na podatki.gov.pl.
Informacje dotyczące KSeF dostępne są na stronie podatki.gov.pl oraz w komunikatach Ministerstwa Finansów.
Ważne zastrzeżenie dotyczące informacji
Uprzejmie informujemy, że niniejsza informacja nie stanowi usługi doradztwa prawnego
i jest zgodna ze stanem prawnym na dzień jej przygotowania.